业务外包的关键控制环节及常用控制措施

《企业内部控制应用指引第１３号———业务外包》第五条明确规定，企业应当建立和完善业务外包管理制度，规定业务外包的范围、 方式、条件和实施等相关内容，明确相关部门和岗位的职责权限，强化业务外包全过程的监控，防范外包风险，充分发挥业务外包的优势。根据业务外包所面临的风险，需要从以下方面确定关键的控制环节和强化控制措施。

外包策略制定企业应当制定科学合理的业务外包策略，根据外部环境要求和中长期发展战略需要，合理确定业务外包内容，避免将核心业务外包。在外包策略制定的过程中，通常可采取的控制措施包括如下几个方面:

（１）建立和完善业务外包管理制度。建立业务外包的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理业务外包的不相容岗位相互分离、制约和监督。业务外包的不相容岗位（或职责）至少包括：业务外包的申请与审批；业务外包的审批与执行；外包合同 协议的订立与审核；业务外包的执行与相关会计记录；付款的申请、 审批与执行。建立业务外包的授权制度和审核批准制度，明确企业内部各单位、各部门授权范围、授权内容、授权期间和被授权人条件等。（２）恰当分析各类业务，选择适合的外包业务。根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包的范围，并根据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理。企业应当指定相关职能部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息，经本部门负责人审核后，提交董事长、总经理审议。必要时，还应提交董事会及其审计委员会讨论审议.（３）实施外包方案的评估程序，识别重要风险。根据企业年度预算以及生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估以及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。在对业务外包实施方案进行审查和评价时，应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益，确定外包的合理性和可免出现导致外包业务中断的重大事项产生。

（１）在承包方提供服务或制造产品的过程中，密切业务外包承包机构的履约能力，采取承包方动态管理方式，对承包方开展日常绩效评价和定期考核。（２）对承包方的履约能力进行持续评估，包括承包方对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业预期目标，承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求。（３）建立即时监控机制，一旦发现偏离合同目标等情况，应及时要求承包方调整改进。（４）对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计，建立相应的应急机制，制定临时替代方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。（５）有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并导致业务外包合同无法履行的，应当及时终止合同，并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。（６）切实加强对业务外包过程中形成的商业信息资料的管理.（五）外包验收与支付在业务外包合同执行完成后需要验收的，企业应当组织相关部门或人员对完成的业务外包合同进行验收并严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付。

 （１）根据承包方业务外包成果交付方式的特点，制定不同的验收方式。 一般而言，可以对最终产品或服务进行一次性验收，也可以在整个外包过程中分阶段验收（２）根据业务外包合同的约定，结合在日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评价，确定验收标准。（３）组织有关职能部门、财会部门、质量控制部门等的相关人员，严格按照验收标准对承包方交付的产品或服务进行审查和全面测试，确保产品或服务符合需求，并出具验收证明。（４）验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索赔。（５）根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化.（６）在向承包方结算费用时，应当依据验收证明，严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付。 业务外包的经营模式在我国已经被许多企业所运用，控制业务外包风险是整个外包活动能否成功的关键。企业从制定业务外包方案到选择承包商再到外包合同的签订和执行，整个过程的每一个环节如果不能实施有效的内部控制，都将给企业带来风险导致外包失败。因此，强化外包业务各个环节的内部控制是防止外包失败的有力措施。