业务外包风险与控制及可持续性

业务外包，主要是指企业（以下又称发包方）为实现战略经营目标，通过合同或协议等形式将业务职能的部分或全部交由外部服务提供商（以下简称承包方）提供的一种管理行为。

内部控制与风险管理咨询的实践来看，企业在业务外包管理中至少存在着业务外包违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；业务外包未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；业务外包策略不科学、承包方选择不合理，可能导致企业核心资产遭受损失；业务外包流程未恰当履行或监控不当，可能导致企业外包战略失败或经营效率低下；业务外包信息保护措施不当，可能导致企业商业秘密泄露；业务外包会计处理不当，可能导致财务报告信息失真等方面的风险。

企业在建立与实施业务外包内部控制中，至少应当强化对下列关键方面或者关键环节的控制：

一是职责分工与授权批准。企业职责分工应当合理明确，授权审核制度和外包业务归口管理制度应当规范。具体控制政策和措施包括：

企业应当建立业务外包的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理业务外包的不相容岗位相互分离、制约和监督。业务外包的不相容岗位（或职责）至少包括：业务外包的申请与审批；业务外包的审批与执行；外包合同协议的订立与审核；业务外包的执行与相关会计记录；付款的申请、审批与执行。

企业应当建立业务外包的授权制度和审核批准制度，明确企业内部各单位、各部门授权范围、授权内容、授权期间和被授权人条件等。企业重大或核心业务外包，应当提交董事会及其审计委员会审议通过后方可实施。非核心业务或涉及金额较小的业务外包，应当由相关部门在授权范围内提出申请，报董事长、总经理审核通过后实施。

企业应当实行业务外包归口管理制度。企业应当根据外包业务职能的不同，指定外包业务归口管理部门，负责对外包业务的管理工作进行规范。

二是外包策略及承包方选择控制。企业外包策略应当科学合理，承包方的选择依据应当充分，外包合同协议应当规范。具体控制政策和措施包括：

企业应当制定科学合理的业务外包策略，根据外部环境要求和中长期发展战略需要，合理确定业务外包内容，避免将核心业务外包。常见的外包业务包括：采购、设计、加工、销售、营销、物流、资产管理、人力资源、客户服务等。

企业应当指定相关职能部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息，经本部门负责人审核后，提交董事长、总经理审议。必要时，还应提交董事会及其审计委员会讨论审议。

企业应当建立承包方资质审核和遴选制度，确保引入合格的外包合作伙伴。承包方的遴选一般应当考虑下列因素：承包方的服务能力、资格认证和信誉；承包方与本企业是否存在直接竞争或潜在竞争关系；承包方就知识产权保护方面的力度和效果。

企业应当引入承包方竞争机制。发包方可以选择多家企业作为业务承包方，以促进承包方不断改进服务能力，并降低一方服务失败可能给企业带来的损失。

企业应当建立规范的外包合同协议管理制度。企业应当根据外包业务性质的不同，及时与承包方签订不同形式的合同协议文本，包括：技术协议书、外包加工协议、规划试验大纲、咨询合同协议等。

企业应当在外包合同协议中具体约定下列事项：对于涉及本企业机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务；企业有权获得和评估业务外包项目的实施情况和效果，获得具体的数据和信息，督促承包方改进服务流程和方法；承包方有责任按照合同协议规定的方式和频度，将外包实施的进度和现状告知企业，并对存在问题进行有效沟通。

除合同协议约定的保密事项外，企业应当根据业务外包项目实施情况和外界环境的变化，不断更新、修正保密条款，必要时可与承包方补签保密协议。

三是外包业务流程控制。企业外包业务流程应有明确规定，固定资产使用应有授权，外部存货管理应当规范，外包业务会计处理应当符合有关规定。具体控制政策和措施包括：

企业应当建立外包业务流程管理制度，明确外包业务流程、外包业务参与人员主要职责、资产管理政策、流程中断应急措施等内容，报业务主管部门负责人、企业总经理审批通过后执行。

企业应当对所有涉及外包业务流程的员工进行培训，确保员工正确理解和掌握外包业务管理制度。外包业务归口管理部门应当指定专人跟踪监督外包业务流程管理制度的执行情况。

企业应当将本单位与承包方在外包业务执行过程中有关利益冲突、商务往来等方面的政策及时以明确方式告知承包方。外包业务归口管理部门应当指定专人定期检查和评价与承包方的关系，确保外包业务流程顺利执行。

企业应当建立外包业务固定资产管理制度。对于企业所有或有优先购买权的固定资产，如因业务需要交由承包方使用，企业有权要求承包方按照发包方固定资产管理制度要求使用和管理固定资产。企业应当定期审查承包方使用和管理固定资产的情况。交由承包方使用但所有权在本企业的资产，只能用于外包业务活动。未经发包方书面同意，承包方不得将固定资产用作其他用途。

企业应当建立外包业务流动资产管理制度。业务外包过程中形成的原材料、产成品等流动资产，企业应当建立明确的防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等政策，并有权要求承包方遵循。对承包方责任造成的流动资产损失，企业有权要求承包方赔偿。业务外包过程中形成的商业信息资料（如有关咨询材料）等，承包方有责任保密，并防止企业竞争对手获取同样信息。

企业应当建立外购存货授权管理制度。对于因业务外包需要由承包方购进的存货，承包方只能接受经发包方授权批准的存货订单，并代表发包方检验存货的数量和质量。外购存货信息应当准确、及时地在企业存货系统中加以记录和反映。

企业应当建立自销存货管理制度。因业务外包需要由发包方销售给承包方的存货，承包方只能将其用于外包活动，不得另作他用。存货销售收入应当按照国家统一的会计准则制度的规定加以确认和计量。

企业应当加强对企业所有、交由承包方使用的存货的管理。企业应当定期对承包方处的存货进行盘点，盘点频率由企业根据实际情况确定。对于盘盈盘亏的存货，应当经企业总会计师审批后方可进行会计处理。

企业应当建立外部存货库存管理制度。对于企业所有的、在承包方（或分包方）储存的存货，承包方应当按照发包方存货库存管理制度要求对库存存货进行管理。企业应当指定专人定期对库存存货进行检查。检查中发现的次品、损坏品或过期存货，应当及时予以确认、分离和保护。

企业应当建立存货补偿制度。企业应当指定专人追踪、调查外部存货的一切变动，查明原因，报存货归口管理部门审核后处理。对于承包方无正当原因过度使用存货，造成企业生产成本的上升，企业有权要求承包方进行补偿。

企业应当建立外包业务产品验收制度。承包方最终提供的产品（或服务）应当与外包合同协议约定一致。业务外包归口管理部门应当对所有产品差异予以确认，并及时告知承包方进行调整。

企业应当加强对外包业务的索赔管理。对于因业务承包方原因导致的外包合同协议未完整履行，企业有权要求承包方索赔。对于承包方认可的赔款事项，企业应当指定专人进行跟踪、报告，及时收回赔款，并追究责任人责任。对于长期未决赔款，企业可以通过法律手段予以解决。终止对承包方的索赔，应当由业务外包归口管理部门提出申请，详细说明终止索赔理由，报企业总经理审批后执行并备案。

业务外包过程中所有涉及企业资产存量和增量的变动，应当保有其书面凭证，财会部门据此作适当的会计处理。相关会计处理应当及时报财会部门负责人审核。

企业应当设置业务承包方使用本企业数据的访问权限。数据的授权和访问流程及其控制应当符合《企业内部控制应用指引第xx号——信息系统一般控制》有关规定。

企业应当制定合理的业务可持续计划，避免外包业务失败造成企业商业活动的中断。企业应当定期对所有重要承包方的履约能力进行评估，据此确定业务可持续能力等级，并制定相应的应急方案。业务可持续计划评估报告应当及时提交企业总经理审阅。