业务外包内控设计要点

  一、业务外包流程主要包括：制定业务外包实施方案、

审核批准、选择承包方、签订业务外包合同、组织实施业务外包活动、业

务外包过程管理、验收、会计控制等环节。

  二、各环节的设计要点

（一）制定业务外包实施方案  制定业务外包实施方案，是指企业根据年度生产经营计划和业务外包管理制度，结合确定的业务外包范围，制定实施方案。  1.建立和完善业务外包管理制度，根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部 市场成熟度等标准，合理确定业务外包的范围，并根据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突出管控重点，同时明确规定业务外包的方式、 条件、程序和实施等相关内容。  2.严格按照业务外包管理制度规定的业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容制定实施方案，避免将核心业务外包，同时 确保方案的完整性。  3.根据企业年度预算以及生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估以及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风 险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。  4.认真听取外部专业人员对业务外包的意见，并根据其合理化建 议完善实施方案。

（二）审核批准  审核批准，是指企业应当按照规定的权限和程序审核批准业务外包实施方案。  1.建立和完善业务外包的审核批准制度。明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规 定各层级人员应当在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。同时加大对分公司重大业务外包 的管控力度，避免因分公司越权进行业务外包给企业带来不利后果。              2.在对业务外包实施方案进行审查和评价时，应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益，确定外包的合理性和可行性。  3.总会计师或 企业分管会计工作的负责人应当参与重大业务外包的决策，对业务外包的经济效益做出合理评价。  4.对于重大业务外包方案，应当提交董事会或类似权力机构审 批。

（三）选择承包方  选择承包方，是指企业应当按照批准的业务外包实施方案选择承包方。  1.充分调查候选承包方的合法性，即是否为依法成立、合法经营的专业服务机构或经济组织，是否具有 相应的经营范围和固定的办公场所。  2.调查候选承包方的专业资质、技术实力及其从业人员的履历和专业技能。3.考察候选承包方从事类似项目的成功案 例、业界评价和口碑。 4.综合考虑企业内外部因素，对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析，合理确定外包价格，严格控 制业务外包成本。  5.引入竞争机制，按照有关法律法规，遵循公开、公平、公正的原则，采用招标方式等适当方式，择优选择承包方。  6.按照规定的程序和 权限从候选承包方中做出选择，并建立严格的回避制度和监督处罚制度，避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。

（四）签订业务外包合同  确定承包方后，企业应当及时与选定的承包方签订业务外包合同，约定业务外包的内容和范围，双方权利和义务，服务和质 量标准，保密事项，费用结算标准和违约责任等事项。  1.在订立外包合同前，充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素，并通过合同条款予以有效规避 或降低。  2.在合同的内容和范围方面，明确承包方提供的服务类型、数量、成本，以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。  3.在合同的权利和义务方面，明确企业有权督促承包方改进服务流程和方法，承包方有责任按照合同协议规定的方式和频率，将外包实施的进度和现状告知企业，并对存 在问题进行有效沟通。  4.在合同的服务和质量标准方面，应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施。  5.在合同的保密事项 方面，应具体约定对于涉及本企业机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。  6.在费用结算标准方面，综合考虑内外部因素，合理确定外包价格，严格控 制业务外包成本。  7.在违约责任方面，制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款，以适应环境、技术和企业自身业务的变化。

（五）组织实施业务外包  组织实施业务外包，是指企业严格按照业务外包制度、工作流程和相关要求，组织业务外包过程中人、财、物等方面的资源 分配，建立与承包方的合作机制，为下一环节的业务外包过程管理做好准备，确保承包方严格履行业务外包合同。  1.按照业务外包制度、工作流程和相关要求，制定业务外包实施全过程的管控措施，包括落实与承包方 之间的资产管理、信息资料管理、人力资源管理、安全保密管理等机制，确保承包方在履行外包业务合同时有章可循。  2.做好与承包方的对接工作，通过培训等 方式确保承包方充分了解企业的工作流程和质量要求，从价值链的起点开始控制业务质量。  3.与承包方建立并保持畅通的沟通协调机制，以便及时发现并有效解 决业务外包过程存在的问题。  4.梳理有关工作流程，提出每个环节上的岗位职责分工、运营模式、管理机制、质量水平等方面的要求，并建立对应的即时监控机 制，及时检查、收集和反馈业务外包实施过程的相关信息。

（六）业务外包过程管理  根据业务外包合同的约定，承包方会采取在特定时点向企业一次性交付产品或在一定期间内持续提供服务的方式交付业务外 包成果。  1.在承包方提供服务或制造产品的过程中，密切关注重大业务外包承包方的履约能力，采取承包方动态 管理方式，对承包方开展日常绩效评价和定期考核。  2.对承包方的履约能力进行持续评估，包括承包方对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业 预期目标，承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求。  3.建立即时监控机制，一旦发现偏离合同目标等情况，应及时 要求承包方调整改进。  4.对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计，建立相应的应急机制，制定临时替代方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。  5.有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并导致业务外包合同无法履行的，应当及时终止合同，并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。  6.切实加强对业务外包过程中形成的商业信息资料的管理。

（七）验收  在业务外包合同执行完成后需要验收的，企业应当组织相关部门或人员对完成的业务外包合同进行验收。  1.根据承包机构业务外包成果交付方式的特点，制定不同的验收方式。一般而言，可以对最终产品或服务 进行一次性验收，也可以在整个外包过程中分阶段验收。  2.根据业务外包合同的约定，结合在日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评 价，确定验收标准。  3.组织有关职能部门、财会部门、质量控制部门等的相关人员，严格按照验收标准对承包方交付的产品或服务进行审查和全面测试，确保产 品或服务符合需求，并出具验收证明。  4.验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索 赔。  5.根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。

 （八）会计控制  会计控制是指企业应当根据国家统一的会计准则制度，加强对外包业务的核算与监督，并做好外包费用结算工作。  1.企业财会部门应当根据国家统一的会计准则制度，对业务外包过程中交由承包方使用的资产、涉及资产负债变动的事项以及外包合同诉讼等加强核算与监督。  2.根据企业会计准则制度的规定，结合外包业务特点和企业管理机制，建立完善外包成本的会计核算方 法，进行有关会计处理，并在财务报告中进行必要、充分的披露。  3.在向承包方结算费用时，应当依据验收证明，严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付。