加强劳动合同档案管理,规避企业用工风险

当前,全国大多数供电企业在劳动用工方面日趋规范,但随着《劳动合同法》的实施,给企业的人力资源管理带来了一场全新的革命,《劳动合同法》要求企业从劳动合同的订立、履行、变更直至解除、终止都采用书面化管理,否则将面临巨大用工风险。新形势下,企业如何在劳动合同管理环节重新构造一个全新的精细化管理模式,以适用劳动合同法的要求,降低用工风险,这已经成为企业人力资源管理工作中的重中之重。   

1、企业用工风险   

1.1 用工机制风险     《劳动合同法》规定,劳动者在该用人单位连续工作满10年的,“连续订立二次固定期限劳动合同”等条件的,便可与该用人单位签订“无固定期限劳动合同”。这样,企业将面临“无固定期限劳动合同”用工比例的逐年上升,固定期劳动合同的期限从过去的短期化调整为中长期,劳动合同长期化趋势不可逆转的局面。由此,用人单位长期习惯于用劳动合同终止来调整劳动关系的方式已不适用。稳定就业的确对和谐稳定的劳动关系有益,但会减弱企业用工机制的活力,使企业竞争力减弱。   

1.2 用工成本风险     这里指的用工成本风险是企业因劳动合同终止需支付的经济补偿金和新增的企业违规成本风险。   

1)劳动合同终止成本风险    

由于新法规定,企业终止合同需要支付经济补偿金,并且补偿金基数由原来的终止前12个月的平均实得收入(扣除个人税与费)调整为终止前12个月的平均收入(含税与费),而这个经济补偿金总是隐性存在,企业始终存在风险。

可能会有人认为,既然合同终止会产生经济补偿,那么企业不终止合同不是就可免除补偿了。这是一个误解,企业不终止合同,经济补偿只是暂缓发生而已。另外,大量的劳务派遣员工通过劳务派遣单位支付的经济补偿金也不能忽视,因为劳务派遣人员的劳动合同终止补偿金是同样适用法律规定的。   

2)新增的企业违规成本风险    

以下五项内容,都是新增的企业违规的成本风险。    

(1)自用工之日起满一个月未满一年未签订书面劳动合同,用人单位应当向劳动者每月支付2倍工资。    (2)用人单位违反规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的,自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付2倍工资。     (3)用人单位违法解除劳动合同可能向劳动者支付双倍补偿金。     (4)用人单位不按法律规定支付劳动报酬、加班工资或经济补偿金,要按50%以上100%以下加付赔偿金。    (5)用人单位有违法行为,导致劳动者解除合同,用人单位要支付经济补偿。   

1.3 用工管理风险     用工管理风险是指用人单位用工管理不到位或用工管理不严造成的风险。   

1)用工管理不到位产生风险     (1)不签劳动合同就用工;(2)本企业工龄未连续计算;(3)非全日制用工不签劳动合同;(4)合同到期不续签。    

2)用工管理制度不严产生风险     (1)规章制度不健全;(2)内容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使劳动者知晓;(5)制度缺乏操作性。   

2、化解企业用工风险措施   

2.1 化解用工机制风险

用人单位必须牢固树立人力资源是企业第一资源的理念,以人为本,处理好灵活的用工机制与控制好无固定期劳动合同增长的关系。   

1)严格把好招聘关     把好招聘关是劳动合同管理的开始,企业一定要树立“招聘合适的人到合适的岗位”的理念,特别是在招聘录用前书面告知员工录用条件和做好考核录用工作,绝对不能只看履历,或让应聘者经受心理测试等,忽视了招聘管理,放松了用工第一关,使企业丧失了试用期内单方解除权。   

2)采用形式多样的灵活用工     在法律允许的范围内,尽可能保持用工机制的灵活性。进行岗位分析,有的岗位可以订立完成一定工作为期限的劳动合同,有的岗位可以采用非全日制形式、外包形式、劳务派遣形式等形式多样的灵活用工。

3)根据岗位性质和企业不同实际需求签订劳动合同     在企业发展不同阶段,劳动合同管理有不同的侧重点。企业可根据岗位性质和企业实际需求与员工签订劳动合同。再者,企业的性质也有不同,有劳动密集型企业,高新技术企业等,其岗位不同,对人员的需求也是不同的。因此,在市场经济条件下,企业不可能都与劳动者签订无固定期限劳动合同。建议可对专业性较强的骨干岗位签订3至5年甚至更长期劳动合同,对替代性较强的熟练岗位也要按企业实际需求签订,期限也可3至5年或较长一点,合同期满后,除少数人员留用外可终止合同。   

4)控制好无固定期劳动合同     企业为了灵活用工,形成员工“能进能出,能上能下”的竞争机制,必须控制增长的无固定期限劳动合同。根据上述某上市公司测算,管理、技术岗位、班组长和技术工种岗位的可替代性较弱,无固定期合同可适当控制在70%以内;可替代性较强熟练岗位,无固定期限合同可控制在30%以内。企业总计无固定期合同比例一般控制在50%左右为好,以保持用人机制的相对灵活性。   

2.2 化解用工成本风险

1)计提“终止准备金”,消化“终止”成本     劳动合同终止补偿是在劳动合同期满终止时发生,是潜在的用工成本。因此,企业可以通过设置劳动合同“终止准备金”来合理消化“终止”成本。企业可根据当年的平均工资计提1个月工资作终止准备金。如2008年1月1日之前订立的劳动合同,企业终止补偿2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后订立的劳动合同期满终止的,企业终止补偿该员工在本企业全部工作年限。计提“终止准备金”将劳动合同期满终止时发生的一次性补偿成本合理地分摊至每年用工成本,客观反映企业的盈利能力。   

2)杜绝违规成本发生     企业应依法规范用工,建立先订劳动合同后用工和续签合同领导审核制度,防止用工超过1个月未订立劳动合同和违反规定不与员工订立无固定期合同情况发生;按劳动合同或集体合同约定支付劳动报酬、加班工资;依法为员工缴纳社会保险。企业依法履行义务和行使权利,杜绝违规成本发生。   

2.3 化解用工管理风险    

1)依法建立和完善劳动规章制度     企业应结合实际,建立合法合理的规章制度,健全劳动合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保险福利、劳动定额、岗位标准与考核、奖惩等规章制度,不仅保障员工享有劳动权利、履行劳动义务,同时也保障企业依法行使管理权。企业在建立或修订涉及职工切身利益的规章制度时应当依法经过民主程序和告知义务,保护好企业的合法权益。    

2)加强劳动合同管理     企业必须建立劳动管理台帐,劳动合同签订、变更、终止、解除台帐;员工培训记录台帐;员工考勤统计台帐;员工医疗期管理台帐;员工年休假台帐;人事管理台帐等,提高劳动合同管理水平,杜绝用工管理不到位和用工管理制度不严等弊病,化解用工风险。   

3)加大劳动用工自查自纠     企业在用工时依法进行自我约束、自我监督,开展自查自纠可以及时纠正错误用工行为,减少企业损失。从用工基本状况、劳动合同订立、工作时间和工资支付、社会保险缴费、规章制度制定和完善等方面检查,还可聘请专业单位检查。自查中发现的问题要及时整改,以免造成损失。

3、劳动合同管理只是企业人力资源管理的一部分。因此,企业必须重视加大对人力资源的管理。用人单位必

须熟知自己企业的人员构成、岗位分工、职责范围以及相互关系等,做好人力资源规划、招聘、劳动合同、考勤考核、薪金制度以及培训等一系列管理工作,并将人力资源管理工作纳入各部门、各级管理者的工作之中,做好人力资源管理工作。总之,用人单位应经常研究,怎样吸纳优秀人才;怎样才能留住人才;怎样提供人才施展才能的舞台;怎样建立健全灵活的用人机制;怎样构建和谐企业来促进企业持续、健康的发展。